Коммуникация является важнейшей составляющей успешной работы любого трудового коллектива, так как каждый сотрудник должен понимать, какие изменения происходят в компании, какой сотрудник отвечает за какой фронт работ и какие цели достигнуты общими стараниями. Наладить такую эффективную коммуникацию можно с помощью корпоративных email-рассылок, о которых сегодня и поговорим — зачем они нужны, какие задачи решают и что в них писать.
Корпоративная рассылка: зачем писать
Для обмена важной информацией, определения целей и знакомства с изменениями в компании принято проводить совещания. Однако не во всех случаях это удобно, так как иногда достаточно сложно собрать всю компанию для обсуждения какого-либо вопроса. В таких случаях рекомендуем использовать корпоративную email-рассылку. Особенно корпоративная рассылка удобна, если:
- Компания крупная и имеет филиалы, сотрудники которых физически не могут присутствовать на рабочих совещаниях в центральном офисе;
- Нельзя прерывать рабочий процесс, а информацию необходимо донести большому количеству людей;
- Необходимо предоставить новому сотруднику общую информацию о компании и представить первичные ознакомительные материалы.
Стоит отметить, что основная цель любой корпоративной рассылки — это информирование сотрудников о жизни и развитии компании, а также их сплочение вокруг общих корпоративных целей.
Кроме этого корпоративная рассылка решает такие задачи, как
- Информирование о жизни компании.
- Получение обратной связи по рабочим процессам.
- Вовлечение в общую работу над задачей отделов/сотрудников.
- Введение в корпоративную жизнь компании новых сотрудников.
Корпоративная рассылка: о чем писать
Обсудить с коллегами всегда есть что, к тому же в зависимости от структуры и жизни компании темы писем могут варьироваться, поэтому в этой статье я выделю основные.
1. Информационно-новостной дайджест
HR-менеджер может еженедельно, например в пятницу, делать по всем сотрудникам рассылку с важными новостями за прошедшую неделю, напомнить о грядущих задачах на следующую и просто пожелать коллегам хороших выходных =)
2. Прибавление в команде/Изменение в команде
Чтобы заочно познакомить нового сотрудника с коллегами или представить его коллегами из другого города также можно отправить письмо. В нем стоит указать имя, короткую информацию о новом члене команды, указать способ связи с ним (почту, внутренний телефон), вложить фото.
3. Поздравления сотрудников
Это мелочь, но она очень приятная — HR-менеджер, зная даты рождения всех сотрудников компании, готовит рассылку по всем сотрудникам, где выражает свои теплые поздравления от лица всего коллектива. Также стоит делиться поздравлениями в случае свадьбы или рождения ребенка у сотрудников.
4. Внедрение новых проектов/продуктов
Для достижения максимальной эффективности работы сотрудников как команды их стоит уведомлять о новых разработках, внедрениях, продуктах и проектах, которыми теперь будет заниматься вся команда компании.
5. Фидбек от клиентов компании
Отзывы клиентов, как хорошие, так и плохие очень важны для успешного развития компании и корректировки рабочих процессов. Поэтому важно, чтобы сотрудники знали, что думают о компании и ее продуктах покупатели. Делиться отзывами также можно с определенной периодичностью с помощью корпоративной рассылки.
6. Важная информация о жизни компании
Годовщины, знаменательные даты, юбилеи компании не должны оставаться без должного внимания руководства, так как являются частью корпоративной этики и тимбилдинга. Поэтому уведомляйте о таких приятных моментах из жизни компании всех сотрудников.
Корпоративная рассылка: как создать
Создавая корпоративное письмо отечественные компании чаще всего используют почтовый клиент Outlook, где подставляют корпоративную подпись и ставят в копию всех необходимых получателей. Вы можете делать так же, а можете пойти по западным стопам — зарубежные компании создают фирменный шаблон компании, в котором и размещают необходимы контент.
Читайте также: Что включить в футер письма? Пять вдохновляющих примеров
Чтобы закончить настройку корпоративной рассылки, прислушайтесь к моим общим, но важным рекомендациям.
- Чтобы не было путаницы в почте сотрудников, за каждый вид рассылки стоит назначить ответственного человека, то есть, распределить тематики — структурные изменения, важные решения отправляются от руководителя, а поздравления и новости от отдела по работе с персоналом.
- Периодичность рассылки с новыми продуктами может быть по мере поступления информации. Не стоит писать тогда, когда сказать по сути нечего.
- Создавайте посредством корпоративных рассылок культуру внутреннего общения в компании — не оставляйте письма без ответа, благодарите, выражайте восхищение, радуйтесь победам и конструктивно обсуждайте трудности.
Корпоративная рассылка — это отличный канал для внутренней коммуникации, который может сплотить команду и предотвратить конфликты и непонимание. Но хочу отметить, что ничто не заменит живого общения руководства с сотрудниками и коллег между собой, поэтому рассылка — это лишь часть правильного тимбилдинга успешной компании.
Команда SendExpert 
