Работа с базой (сбор и хранение)

Дата публикации
10.09.2014

Добрый день! Сегодня мы разберемся, что делать с уже собранной базой.

В предыдущих статьях мы уже разобрались, как нам собрать идеальную базу для нашей идеальной рассылки. Смотрите статьи «Кому отправлять рассылку. Пути сбора базы» и «Кому отправлять рассылку (продолжение). Легальный путь»

Как хранить

Если вы собираете  базу на будущее и пока не определились с сервисом, которым вы будете пользоваться для рассылок, то лучший вариант для вашей базы — хранить ее в Excel-файле с расширением .xls или .xlsx.  Поэтому рекомендую  заносить собираемую базу прямо в этот файл, либо, если Вы экспортируете из какой-то программы и она позволяет, то выгружайте сразу в нужном формате. Функционал Excel позволяет легко сортировать данные, удалять дубликаты и содержит еще массу полезных свойств. Записи представлены наглядно и разбиты по столбцам, что очень удобно. Большинство сервисов для проведения Email-рассылок позволяют загружать файлы с базами именно в формате xls.

В SendExpert вы можете внести подписчиков в базу несколькими путями. Подробно процесс импорта и экспорта подписчиков мы рассмотрим в техническом руководстве.

А сейчас обратите внимание, что SendExpert поддерживает следующие форматы импортируемых файлов: .csv, .txt, .xls, .xlsx. Также вы можете просто скопировать вашу базу, и вставить в SendExpert в окошко импорта прямо из буфера обмена.

Выбор способа импорта

Также, вы можете вручную добавлять по одному подписчику, через пункт меню «Добавить подписчика»

Видите, я не обманул, все действительно очень просто!

Вид данных

Все содержимое файла должно быть распределено по соответствующим столбцам, например, в первом столбце — название фирмы. Во втором столбце ФИО (либо ФИО можно разнести на три столбца, в зависимости от того, каким образом Вы будете персонифицировать сообщения). В третьем — электронные адреса строго один под другим.  В четвертом — город или номер телефона и т.д. Старайтесь не перегружать базу для рассылок той информацией, которая непосредственно для рассылок не понадобится.

При переносе электронных адресов в базу, например, из бумажных анкет, будьте внимательны, старайтесь не допускать опечаток, так как почтовые программы сами «не додумывают» правильные адреса, а отправляют туда, куда Вы им «говорите». Например, info@info.r — Email с опечаткой уже является неверным и бесполезным в процессе рассылки. Если Вы пользуетесь услугами SendExpert, то  подобные адреса будут забракованы и отсеяны еще в процессе загрузки базы в программу. В Email не должно быть пробелов, запятых и прочих знаков препинания, кроме «.». Регистр значения не имеет — прописная и строчная буква воспринимаются одинаково. Пример базы:

База

Помните, от чистоты и правильности вашей базы, зависит результативность вашей рассылки. То есть — вы вкладываете время и внимание, а получаете благодарных клиентов и деньги. Неплохие девиденты!

Где и как хранить базу

 Мы уже разобрались, что собрать  легальную базу не так легко, поэтому постарайтесь бережно относиться к тем данным, которые уже имеете. Во-первых, не допускайте к работе «людей с улицы», так как нерадивому сотруднику ничего не стоит «слить» информацию конкурентам. Помимо основной версии на компьютере, имейте дополнительные, желательно на нескольких съемных носителях (диски, флэшки и т.п.). Выбирая сервис для рассылок, обратите внимание — предоставляет ли сервис юридическую защиту ваших данных. Если вы выбрали зарубежный сервис, боюсь, с этим у вас могут возникнуть большие проблемы.

SendExpert может заключить с вами юридический договор  о неприкосновенности вашей базы и конфиденциальности данных. Договор составлен нашими юристами с учетом всех интересов наших клиентов.

Как работать

Этот вопрос тесно связан с вопросом инструментария — каким образом Вы планируете производить рассылки. Если Вы будете отправлять их через почтовый клиент или специальную компьютерную программу, то желательно общую базу разбить на несколько. Допустим, Вам надо отправлять разные ценовые предложения для клиентов из Киева и Житомира, в таком случае, Вы делаете разбивку базы на несколько файлов по параметру «город». То же самое можно произвести по полу, возрасту, товару или программе обучения и т.д.

SendExpert имеет такой функционал, как разбивка на группы. Благодаря этому  Вы можете не разбивать базу на несколько файлов, а выбирать нужные Вам данные в процессе создания рассылки прямо из нее.

Технические подробности работы с группами читайте в статье «Использование групп в системе Email и SMS-рассылок SendExpert». Зачем сегментировать и для чего нужны группы, читайте в статье «Сегментация подписчиков в Email-маркетинге. Разделение подписчиков на группы»

Вот мы и разобрались с базой! На сегодня все. С удовольствием отвечу на любые вопросы — пишите в комментариях под этой статьей.

Читайте также

Подпишитесь на дайджест по email-маркетингу!